Sertifikasi Gula Aren Organik: Cerita Arenga Menghadapi Audit dan Dokumentasi

Sobat Arenga, pernah bertanya mengapa sebuah produk gula aren bisa disebut organik?

Jawabannya ternyata tidak sesederhana melihat tulisan “organik” pada kemasan.

Di balik satu produk gula aren organik, ada proses panjang yang melibatkan petani, pohon aren, nira, cara pengolahan, pencatatan, hingga pemeriksaan oleh lembaga sertifikasi.

Arenga mengalami sendiri proses tersebut sejak awal pengembangan gula aren organik.

Menariknya, tantangan terbesar saat itu bukan membuat gula arennya.

Tantangan terbesar justru mengajak para perajin terbiasa mendokumentasikan apa yang setiap hari mereka kerjakan.

Cerita ini bermula bukan karena Arenga sekadar ingin menempelkan label organik pada kemasan. Ada permintaan dari pasar Jerman yang kemudian membuka jalan panjang menuju sertifikasi organik internasional.

Bagaimana Arenga Memulai Sertifikasi Gula Aren Organik?

Awal mula sertifikasi Arenga berkaitan erat dengan permintaan pasar ekspor.

Saat itu ada permintaan agar gula aren dari Indonesia dapat diterima di Jerman dan pasar Eropa. Salah satu persyaratan yang harus dipenuhi adalah sertifikasi organik internasional seperti dari Institute for Marketecology (IMO).

Bagi Arenga, permintaan tersebut menjadi titik awal untuk membangun sistem gula aren organik yang lebih terstruktur.

Pada masa itu, Arenga sebenarnya sudah bekerja dengan pola pengolahan gula aren yang secara alami tidak menggunakan bahan kimia sintetis dalam proses produksinya.

Namun, standar sertifikasi tidak cukup hanya dengan mengatakan:

“Kami tidak menggunakan bahan kimia.”

Ada hal yang jauh lebih penting.

Semua proses harus bisa dibuktikan dan ditelusuri.

Pengalaman Arenga yang terdokumentasi sejak masa awal proyek gula aren organik juga menunjukkan bahwa ketertelusuran dan dokumentasi menjadi bagian penting dalam perjalanan menuju sertifikasi.

Dan di sinilah cerita mulai menarik.

Produk Gulanya Tidak Menjadi Masalah Utama

Sobat Arenga mungkin membayangkan proses sertifikasi dimulai dengan mengubah resep atau mencari bahan baru.

Ternyata bukan itu persoalannya.

Produk gula aren Arenga memang berasal dari nira aren dan diproses dengan prinsip yang sudah berjalan secara alami. Tantangan utamanya justru muncul pada sistem di belakang produk tersebut.

Petani mitra Arenga merupakan perajin yang sehari-hari bekerja langsung dengan pohon aren.

Mereka menyadap nira, membawa hasil sadapan, lalu mengolahnya menjadi gula.

Mereka sudah sangat terampil dalam pekerjaan tersebut.

Tetapi ada satu kebiasaan yang belum menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari:

mencatat.

Bagi orang yang terbiasa bekerja dengan buku dan komputer, menuliskan tanggal, jumlah produksi, atau hasil penyadapan mungkin terdengar sederhana.

Bagi sebagian perajin saat itu, hal tersebut merupakan kebiasaan baru.

Ketika Buku dan Pulpen Masuk ke Saung Petani

Arenga kemudian mulai mengenalkan sistem dokumentasi sederhana.

Bukan komputer.

Bukan aplikasi.

Hanya formulir sederhana dan pulpen.

Tetapi ternyata memperkenalkan kertas dan pulpen kepada para perajin membutuhkan waktu.

Dalam artikel lama tentang proyek gula aren organik, Arenga pernah mencatat bahwa sebagian perajin sebelumnya terbiasa mencatat produksi secara sederhana, bahkan menggunakan arang pada dinding atau tiang saung.

Dari pengalaman lapangan yang kami jalani, persoalannya memang bukan karena para petani tidak mau bekerja sama.

Mereka hanya belum terbiasa dengan sistem dokumentasi seperti itu.

Bahkan, dalam beberapa kondisi, hasil produksi masih diperkirakan berdasarkan kebiasaan.

Berapa kira-kira hasil hari ini?

Berapa kira-kira hasil minggu ini?

Bagi pekerjaan tradisional yang sudah berlangsung lama, perkiraan seperti itu mungkin terasa cukup.

Tetapi dalam sistem organik yang harus dapat ditelusuri, perkiraan tidak cukup.

Data harus tersedia.

Arenga Butuh Berbulan-bulan untuk Membentuk Kebiasaan Baru

Arenga kemudian melakukan pendampingan.

Tidak cukup sekali menjelaskan.

Tidak cukup hanya mengatakan bahwa dokumentasi merupakan persyaratan sertifikasi.

Arenga perlu mengenalkan, meyakinkan, dan mendampingi para perajin agar pencatatan menjadi bagian dari pekerjaan mereka.

Proses tersebut berlangsung selama berbulan-bulan.

Pelan-pelan, formulir sederhana mulai diisi.

Kebiasaan yang awalnya terasa merepotkan mulai menjadi bagian dari rutinitas.

Perubahan ini penting karena tujuan dokumentasi bukan sekadar membuat auditor senang.

Dokumentasi membantu Arenga mengetahui dari mana bahan baku berasal dan bagaimana proses produksi berlangsung.

Dengan begitu, perjalanan gula aren dapat ditelusuri kembali.

Apa Saja yang Dicatat Petani?

Catatan yang dibuat para perajin berkaitan langsung dengan kondisi produksi di lapangan.

Mereka mencatat antara lain:

• luas lahan tempat pohon aren yang disadap berada;
• jumlah pohon aren;
• jumlah nira yang diperoleh;
• hasil gula yang dihasilkan dari nira tersebut.

Dengan data tersebut, Arenga tidak hanya mengetahui bahwa seorang petani menghasilkan gula aren.

Arenga dapat melihat hubungan antara sumber bahan baku, jumlah nira, dan hasil gula.

Inilah yang kemudian menjadi bagian penting dari ketertelusuran.

Artikel lama Arenga mengenai proyek gula aren organik juga menjelaskan pentingnya pencatatan produksi untuk memudahkan penelusuran apabila suatu saat muncul persoalan dalam proses produksi.

Lalu Datanglah Auditor

Setelah sistem mulai berjalan, tibalah waktunya auditor turun ke lapangan.

Dan audit ternyata bukan sekadar duduk di meja sambil memeriksa setumpuk dokumen.

Auditor mengunjungi kelompok tani.

Mereka melihat tempat pengolahan.

Mereka memeriksa catatan.

Mereka memilih saung petani secara acak.

Mereka berbicara langsung dengan perajin.

Dan pertanyaannya bisa sangat spesifik.

Pengalaman audit Arenga yang pernah ditulis sebelumnya juga mencatat bahwa auditor IMO turun langsung ke lapangan, memeriksa dokumen, mengunjungi kelompok tani, serta mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis kepada perajin.

Salah satu pertanyaan auditor bahkan membuat seorang petani bingung.

“Berapa Tetes Obat yang Dimasukkan ke Lodong?”

Pertanyaannya kira-kira seperti ini:

“Berapa tetes obat yang dimasukkan ke lodong setiap kali menyadap, Kang?”

Bagi auditor, kata “obat” merujuk pada bahan pengawet kimia sintetis yang mungkin digunakan untuk menjaga nira.

Tetapi petani tersebut bingung.

Ia tidak pernah merasa menggunakan obat.

Bahkan, ia kemudian menunjukkan sesuatu kepada auditor.

Akar kawo.

Akar tersebut sebelumnya dimemarkan dengan cara ditumbuk. Setelah itu, akar kawo dimasukkan ke dalam lodong sebagai bahan alami untuk membantu menjaga nira agar tidak cepat mengalami fermentasi.

Bagi petani, itulah yang disebut sebagai “obat”.

Auditor ternyata sudah mengetahui praktik penggunaan akar tersebut di kalangan perajin lainnya.

Ia memegang dan mengamatinya sebentar, kemudian mencatat sesuatu pada dokumen audit.

Adegan sederhana itu menggambarkan satu hal penting.

Audit tidak hanya berbicara tentang dokumen. Auditor juga harus memahami praktik nyata yang terjadi di lapangan.

Mengapa Ketertelusuran Sangat Penting dalam Sertifikasi Organik?

Sobat Arenga, dari sini kita bisa melihat bahwa sertifikasi organik bukan hanya persoalan apakah sebuah produk menggunakan bahan kimia atau tidak.

Ada sistem yang harus mendukungnya.

Ketika seorang petani mencatat jumlah pohon, volume nira, dan hasil gula, data tersebut membantu membangun rantai informasi dari sumber bahan baku sampai produk.

Ketika auditor datang dan memilih petani secara acak, catatan tersebut dapat dibandingkan dengan kondisi nyata di lapangan.

Ketika auditor bertanya kepada petani, jawaban mereka juga dapat dibandingkan dengan dokumen.

Inilah mengapa ketertelusuran menjadi bagian penting dari sistem organik.

Produk tidak hanya harus memenuhi prinsip yang ditetapkan.

Prosesnya juga harus dapat dipertanggungjawabkan.

Sekitar Satu Tahun Kemudian, Sertifikasi Berhasil Didapat

Setelah proses pengenalan, edukasi, pendampingan, dan persiapan yang cukup panjang, sekitar satu tahun setelah sistem tersebut diperkenalkan kepada kelompok perajin, Arenga berhasil mendapatkan sertifikasi organik pertamanya dari IMO.

Dokumentasi lama Arenga juga mencatat bahwa sertifikasi organik telah dipegang sejak 2008 dan kemudian dipertahankan melalui audit berkala.

Tetapi ternyata mendapatkan sertifikat bukanlah akhir perjalanan.

Justru setelah itu muncul pekerjaan berikutnya:

mempertahankan standar.

Sertifikasi Bukan Tiket Seumur Hidup

Setiap tahun auditor kembali datang.

Mereka kembali turun ke lapangan.

Dokumen kembali diperiksa.

Petani kembali membuka catatan.

Tempat pengolahan kembali diperiksa.

Pertanyaan kembali diajukan.

Dengan kata lain, Arenga tidak bisa mengatakan:

“Kami sudah mendapatkan sertifikat. Selesai.”

Tidak begitu.

Standar harus terus dijaga.

Pengalaman audit tahunan Arenga yang terdokumentasi juga menunjukkan bahwa pemeriksaan dilakukan secara berkala untuk mempertahankan sertifikasi organik.

Dan sampai sekarang, pencatatan masih menjadi sesuatu yang perlu terus didampingi.

Masih ada petani yang sesekali kedodoran dalam urusan catatan.

Namun, dengan pendampingan, masalah tersebut bisa diselesaikan.

Bagi Arenga, hal itu justru menjadi pengingat bahwa sistem organik bukan pekerjaan satu kali.

Ia adalah proses yang harus terus dirawat.

Dari “Kira-kira” Menjadi Data yang Bisa Ditelusuri

Kalau kita melihat perjalanan ini dari jauh, mungkin yang terlihat hanya sebuah sertifikat organik.

Namun, kalau kita melihat lebih dekat, ceritanya jauh lebih panjang.

Ada petani yang awalnya terbiasa memperkirakan hasil produksi.

Ada catatan yang dahulu cukup ditulis dengan arang di dinding saung.

Ada buku dan pulpen yang pada awalnya terasa merepotkan.

Ada berbulan-bulan pendampingan.

Ada data mengenai pohon, lahan, nira, dan hasil gula.

Ada auditor yang datang ke saung secara acak.

Ada pertanyaan yang kadang membuat petani bingung.

Dan ada komitmen untuk terus memperbaiki pencatatan setelah sertifikasi diperoleh.

Semua itu membentuk satu hal yang sangat penting:

ketertelusuran.

Karena pada akhirnya, gula aren organik bukan hanya tentang bagaimana gula itu terasa manis.

Ada cerita panjang tentang bagaimana bahan bakunya diperoleh, bagaimana petani bekerja, bagaimana nira diproses, dan bagaimana semua proses tersebut dapat dipertanggungjawabkan.

Arenga dan Perjalanan Menjaga Gula Aren Organik

Arenga kini melanjutkan perjalanan tersebut dengan sistem yang terus berkembang.

Situs resmi Arenga menyebut Arenga sebagai produsen dan pelopor gula aren organik di Indonesia sejak 2006 serta menyatakan bahwa produk gula aren Arenga memiliki sertifikasi organik dari INOFICE Indonesia.

Artinya, cerita sertifikasi yang dimulai dari permintaan pasar Jerman itu tidak berhenti sebagai cerita masa lalu.

Ia menjadi bagian dari perjalanan panjang Arenga dalam menjaga kualitas gula aren dan membangun hubungan dengan para petani.

Bagi Sobat Arenga yang membeli gula aren organik untuk kebutuhan rumah tangga, coffee shop, restoran, maupun industri makanan, mungkin sekarang kita bisa melihat label “organik” dengan cara yang sedikit berbeda.

Di baliknya ada sistem.

Ada dokumentasi.

Ada audit.

Ada petani.

Dan ada orang-orang yang harus terus memastikan semuanya berjalan sebagaimana mestinya.

Karena gula aren organik yang baik bukan hanya soal apa yang tidak ditambahkan ke dalam produk. Ia juga tentang bagaimana seluruh prosesnya dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.

Dan bagi Arenga, perjalanan itu terus berlanjut.